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檔案管理制度

一、固定資產(chǎn)的管理
1、固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)的數(shù)量、價(jià)位入賬及領(lǐng)用人負(fù)責(zé)人簽字；
2、各部門(mén)固定資產(chǎn)要進(jìn)行定期清查核對(duì)；
3、打印各部門(mén)固定資產(chǎn)的詳細(xì)清單，負(fù)責(zé)人簽字后，一式兩份，一份辦公室存檔、一份粘貼于各部門(mén)辦公室內(nèi)；若辦公室有所變動(dòng)而固定資產(chǎn)不變動(dòng)，損壞或丟失的財(cái)產(chǎn)按責(zé)任進(jìn)行賠償，有利于減少固定資產(chǎn)的損耗程度。
二、辦公設(shè)備的管理
1、建立辦公設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)數(shù)量、價(jià)位及詳細(xì)產(chǎn)品說(shuō)明（生產(chǎn)的商標(biāo)及出廠名稱(chēng)）的臺(tái)帳；
2、辦公設(shè)備的存檔、領(lǐng)用及退還必須有負(fù)責(zé)人簽字；
3、辦公設(shè)備的領(lǐng)用必須寫(xiě)借條，經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字同意后，持有領(lǐng)導(dǎo)簽字的借條，方可借出辦公設(shè)備；
4、退還辦公設(shè)備，仔細(xì)檢查設(shè)備是否完好，確認(rèn)以后，返還借條。
三、圖集、工程技術(shù)資料的管理
1、圖集、資料的購(gòu)買(mǎi)數(shù)量、價(jià)位、種類(lèi)分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行登記及分類(lèi)存放；
2、圖集外借必須寫(xiě)借條并簽字后發(fā)放；
3、各部門(mén)所需的圖集資料，由負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)購(gòu)買(mǎi)，從綜合辦寫(xiě)借條領(lǐng)用，若不需用請(qǐng)及時(shí)返還綜合辦進(jìn)行存檔。
4、外部人員按租賃考慮，交資料價(jià)格的足額押金，10元/天。
四、人事管理
1、部門(mén)所需人員，填寫(xiě)各部門(mén)招聘信息表，交綜合辦統(tǒng)一招聘；
2、對(duì)求職人員，首先經(jīng)部門(mén)初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后再上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)研究決定；
3、研究決定通過(guò)后，填寫(xiě)員工登記表，須將身份證、學(xué)歷證明、職稱(chēng)證等復(fù)
印件交綜合辦進(jìn)行存檔，同時(shí)交執(zhí)業(yè)資格類(lèi)證章原件統(tǒng)一保管。
4、離職人員填寫(xiě)交接手續(xù)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)，確認(rèn)無(wú)手續(xù)方可離職。
五、合同管理
1、按合同的種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)登記；
2、登記合同的名稱(chēng)內(nèi)容、經(jīng)辦人、日期等項(xiàng)目；
3、合同分類(lèi)存放在檔案袋，分為總目錄及詳細(xì)登記。
六、辦公文檔管理
1、收發(fā)文件
（1）對(duì)于上級(jí)來(lái)文，做好收文簿登記；
（2）對(duì)于公司內(nèi)部需下發(fā)文件，做好發(fā)文登記；
（3）需要各部門(mén)相互傳閱的文件，登記好文件閱辦單。
2、辦公及個(gè)人印章
（1）印章必須在綜合辦預(yù)留印章存根，登記領(lǐng)用人簽字等相關(guān)手續(xù)；
（2）印章必須經(jīng)批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；
（3）各部門(mén)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)印章規(guī)定使用印章，否則后果自負(fù)。
（4）各類(lèi)上崗資格印鑒均由專(zhuān)人統(tǒng)一保管,對(duì)外加蓋費(fèi)用按其他規(guī)定。
3、資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，嚴(yán)格外單位借用，若必須借用，必須批準(zhǔn)才可。
七、證件、證書(shū)管理
1、登記證件：證書(shū)的名稱(chēng)、日期、發(fā)證機(jī)關(guān)等相關(guān)項(xiàng)目的詳細(xì)記錄；
2、公司各種證件、證書(shū)必須嚴(yán)格管理，各部門(mén)需用相關(guān)證件證書(shū)，必須簽字方可借用，退回證件注明日期及經(jīng)手人；
3、對(duì)于公司各種證件、證書(shū)的復(fù)印件，各部室需用時(shí)必須做記錄，以備注其用途。
八、辦公用品的管理
1、辦公用品的名稱(chēng)、采購(gòu)數(shù)量、價(jià)位的詳細(xì)登記；
2、辦公用品領(lǐng)用須進(jìn)行簽字登記；
九、鑰匙的管理
1、鑰匙按各辦公室、保險(xiǎn)柜、辦公桌、宿舍區(qū)進(jìn)行分類(lèi)存放；
2、鑰匙的領(lǐng)用、退還及調(diào)換必須有負(fù)責(zé)人簽字。
 
 

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